Directiesecretaresse

Avalex is een maatschappelijke onderneming in afval- en grondstoffenmanagement en verzorgt de inzameling van afval en grondstoffen voor de zes aangesloten gemeenten Delft, Leidschendam-Voorburg, Midden-Delfland, Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk en Wassenaar. Avalex voert voor haar gemeenten het gemeenschappelijk afvalbeleid om ‘Van Afval naar Grondstof’ te gaan uit. Dit is in lijn met de landelijke doelstelling om in 2020 75% van het huishoudelijk afval te scheiden. Avalex draagt op deze manier bij aan een schone en duurzame samenleving. Bij Avalex zijn rond de 220 enthousiaste medewerkers werkzaam. In de directie Uitvoering vindt de inzameling plaats. Je komt te werken bij Management Support binnen de directie Bedrijfsvoering, die ondersteunend is aan het primaire proces. Je bent werkzaam voor het directieteam. Met de zittende medewerkster Management Support worden de werkzaamheden voor de organisatie en de drie directieleden verdeeld. Wij zoeken een:
Publicatie datum: 5 juli 2018 13:11

 

Directiesecretaresse

 

Als directiesecretaresse ben je verantwoordelijk voor het proactief organiseren en structureren van ondersteunende administratieve, communicatieve, secretariële en logistieke werkzaamheden zodat deze professioneel worden uitgevoerd én flexibel aansluiten op de dagelijkse ontwikkelingen.

 

Wat ga je doen:

 

Correspondentie & documenten

Het ordenen, documenteren en toegankelijk maken van de ontvangen mails en correspondentie. Het zodanig aanbieden of zelf afhandelen hiervan dat de directeur(en) effectief wordt betrokken bij de beantwoording. Het zelf of vanuit instructies op hoofdlijnen formuleren van mails en correspondentie.

 

Vergaderingen en evenementen

Het afstemmen van de agenda, overlegonderwerpen en vergaderdata met de directeur(en). Het zodanig organiseren van interne en externe vergaderingen en evenementen dat deelnemers in staat zijn tijdig en inhoudelijk deel te nemen. Het bewaken en bevorderen van de voortgang in de afhandeling van actiepunten.

 

Agenda

Het inschatten van de aard en urgentie van te maken afspraken en het zodanig inplannen in de agenda dat de werktijd van de directeur(en) effectief kan worden ingezet en de gewenste afspraken worden gerealiseerd. Het bewaken dat tijdig aan de voorwaarden voor afspraken, zoals de beschikbaarheid van informatie en documentatie, wordt voldaan.

 

Bereikbaarheid

Het organiseren van de bereikbaarheid en beantwoording van vragen van interne collega's en externe relaties zodat de reacties van de directeur(en) effectief kunnen aansluiten op de gestelde vragen.

 

Competenties:

Wij vinden voor deze functie belangrijk:

  • Kennis van managementondersteuning en bedrijfsvoering voor het bevorderen van ordelijkheid, communicatie, structuur en de toegankelijkheid in de werksituatie van managers.

  • Kennis van archiefbeheer, relatiebeheer en projectadministratie en secretariële informatiesystemen.

  • Sociale vaardigheid voor effectieve, harmoniserende en imago bevorderende communicatie met in- en externe relaties over gelijkgestemde én conflicterende zaken.

  • Uitdrukkingsvaardigheid voor het formuleren van correspondentie, verslagen en werkrapportages.

  • Aantal jaren ervaring in voorgenoemde taken; voorkeur heeft ervaring met het werken binnen een gemeente, verbonden partij en/of de afvalbranche.

 

Wij bieden:

  • een functie met uitzicht op vast dienstverband

  • een uitdagende en zelfstandige functie

  • salariëring passend bij de zwaarte van de functie

  • een Individueel Keuzebudget van 16,8%

  • een pensioenregeling bij het ABP

 Voor meer informatie kun je terecht bij Vincent van Woerkom, secretaris directeur, 070-3373000.

 

Enthousiast geworden?

Stuur dan je sollicitatiebrief en C.V. uiterlijk 21 juli 2018 naar Pascale Metz, HR-adviseur, via onze website.

Kijk voor meer informatie en/of om te solliciteren op onze website: https://werkenbij.avalex.nl/. Voor deze functie wordt de interne en externe werving tegelijkertijd opgestart.

 

Procedure

Op 25 juli 2018 is de eerste ronde sollicitatiegesprekken gepland.

Een verklaring omtrent gedrag (VOG) is onderdeel van de selectieprocedure.

Er kan gebruik gemaakt worden van een referentiecheck en eventueel een assessment.

 

 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.